Se você ainda não conhece o termo BackOffice, e por consequência, não sabe como utilizar na sua empresa, esse é o momento de mudar algumas coisas.
Toda empresa necessita de processos para funcionar. São eles que mantém a organização e permitem que cada etapa, perfeitamente cumprida, resulte em algo lucrativo.
E, isso se estende a qualquer tipo de negócio.
Por exemplo, muitas pessoas acabam cometendo o erro de misturar as contas empresariais com as contas pessoais, ou até mesmo se esquecem de emitir notas no dia do recebimento de alvará, entre outras situações.
O BackOffice pode ajudar nessas, e em muitas outras situações do cotidiano para que os problemas possam ser evitados.
Se você deseja descobrir como, continue acompanhando esse artigo até o final!
O que significa BackOffice?
A palavra BackOffice, traduzida diretamente, significa algo como “por trás do escritório” e em teoria, é exatamente assim que nós podemos compreender sua função.
Como já foi citado anteriormente, existem problemas ocasionados por erros humanos que podem comprometer, e muito, o negócio em geral.
Mas, também existem outros erros que podem atrapalhar a rotina e a boa entrega de produtos e serviços, e que não estão ao alcance dos gestores.
Por exemplo, se sua empresa precisa emitir documentos, como a nota fiscal já mencionada aqui, e você deixa de emitir por falta de hábito, muito provavelmente isso irá te gerar um problema. Ou se você deixa de cobrar um cliente por falta de um processo de cobrança, acaba perdendo dinheiro.
Em ambos os casos, entra a atuação do BackOffice.
Como o próprio nome já diz, ele é uma espécie de plano B que se localiza por trás dos setores que trabalham diretamente com o cliente.
É, através dele, que as soluções emergenciais podem surgir.
Qual é a importância do BackOffice para a sua empresa?
Antes de falarmos sobre a importância do BackOffice, é importante lembrar que ele não é um setor específico com profissionais específicos.
Ele pode conter profissionais das áreas financeira, técnica, administrativa, de recursos humanos, e etc.
Então, a importância dele para qualquer empresa é total.
Em uma empresa que mantém sua organização minuciosa, qualquer erro, ainda que em uma menor escala, pode significar uma reação em cadeia bastante negativa.
Com o BackOffice, você evita grandes perdas financeiras, pois pode obter um maior controle de suas receitas e despesas.
Além disso, qualquer pessoa que não trabalha a frente do negócio está trabalhando com BackOffice, oferecendo um suporte muito maior para a empresa, que poderá evitar grandes problemas a curto, médio e longo prazo.
Vantagens do BackOffice para a sua empresa
De uma maneira geral, o próprio BackOffice já é a maior vantagem do seu negócio.
Através dele, é possível obter muito mais segurança para a continuidade nos processos pelos quais sua empresa passa e oferece.
Ele é como uma mão invisível que soluciona todos os problemas, antes deles se tornarem visíveis e catastróficos, por assim dizer. Apesar da dificuldade de ver seu resultado como um lucro de vendas por exemplo, ele mantém o negócio sob controle, evitando perda e até otimizando os resultados.
Sabe quando você tem um problema técnico com a sua operadora de telefonia, no meio de uma tempestade, onde todos estão passando pela mesma coisa, mas eles conseguem resolver de maneira muito rápida?
Profissionais de BackOffice empenhados para solucionar problemas urgentes estavam agindo ali.
Então, uma de suas maiores vantagens é reduzir o impacto dos problemas na vida dos clientes, permitindo que eles percebem o menos possível, quando algo não está saindo conforme o planejado, para que ele precise sofrer as consequências disso.
Através desse auxílio, sua empresa pode obter muito mais confiança da parte do cliente e uma maior possibilidade de entrega de um serviço de qualidade.
Como cuidar do BackOffice?
Considerando que o BackOffice é um auxiliador, ele também precisa estar sendo bem monitorado para não gerar falhas.
Afinal de contas, se o plano B falha, o que pode ser feito?
Então, para evitar que esse tipo de situação aconteça e que o BackOffice se mantenha atualizado e organizado, você pode utilizar meios digitais, por exemplo.
Se você tem um escritório de advocacia por exemplo, é interessante ter uma plataforma onde serão feitos os controles financeiros, tais como:
Conciliação bancária
Emissão de notas fiscais
Emissão de boletos
Cobrança de clientes
Acompanhamento de gastos
Geração de relatórios financeiros
Através dele, é possível otimizar o seu tempo, melhorar os resultados e melhorar a qualidade do serviço prestado com muito mais rapidez.
Conclusão
Utilize o BackOffice como aliado para a organização da sua empresa e tenha clientes muito mais satisfeitos, com muito mais tempo para melhorar o desempenho dos seus negócios!