Se você sente que perde tempo demais com as rotinas financeiras da sua empresa e mesmo assim não consegue ter uma visão clara do seu negócio eu tenho algumas dicas para tornar o seu financeiro mais organizado com menos esforço.
Neste texto, apresento a lista das melhores práticas para aumentar a eficiência da gestão financeira de pequenas empresas. Ao longo de 15 anos ajudando pequenas e médias empresas a se organizarem financeiramente, aprendi que algumas regras são praticamente universais, podem ser implementadas com facilidade e tem um potencial de gerar resultados rápidos na organização das suas informações financeiras.
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1. Concentre todos os pagamentos e recebimentos em uma única conta
Se você perde tempo gerenciando diariamente várias contas bancárias, está na hora de rever esse hábito. Sim, existem situações onde precisamos movimentar mais de uma conta, mas esses casos são a exceção e não a regra.
Atualmente, com a maioria das instituições financeiras isentando a cobrança de tarifas para realização de PIX e a disponibilidade 24 horas por dia, fica muito mais fácil centralizar o saldo em uma única conta e realizar todos os pagamentos em um lugar só.
O hábito de concentrar os pagamentos em um lugar tem muitas vantagens para a segurança e a eficiência da sua rotina financeira. Você evita pagamentos em duplicidade e economiza tempo na conciliação bancária.
Está preocupado com o relacionamento com o seu banco? Tome muito cuidado com o que o seu gerente te fala. Pra começo de conversa, se o seu gerente já te ofereceu produtos como título de capitalização, ele não quer o seu sucesso, mas apenas o seu dinheiro. Se a sua empresa possui necessidade de crédito, existem muitas formas de realizar o relacionamento com o banco tendo o crédito como objetivo.
2. Utilize um banco amigável e não burocrático
Agora que já está convencido de concentrar toda a movimentação financeira da sua empresa em um único banco, você vai precisar de um banco amigável e não burocrático para essa finalidade.
E sobre ser amigável, não me refiro a poder falar com o seu gerente por Whatsapp. Isso é importante também, mas os principais fatores de decisão são os seguintes:
Aplicativo mobile e internet banking de fácil usabilidade e estabilidade.
Possibilidade de realizar TODAS as operações de forma digital, sem a necessidade de ir até uma agência.
Cobrança de tarifas justa ou isenta.
Integração com sistema de gestão financeira.
Um atendimento que resolva os seus problemas.
Já trabalhei com vários bancos e atualmente minha escolha para os pagamentos da minha empresa é a Cora. Ela atende a todos os critérios listados acima e é totalmente integrada ao meu sistema de gestão financeira.
3. Realize conciliação bancária com frequência
Conciliação bancária consiste em utilizar o extrato bancário para atualizar os dados no sistema de gestão financeira, mantendo assim o registro de recebimentos e pagamentos sempre atualizados e uma projeção de fluxo de caixa confiável.
O processo de conciliação tem como principais objetivos garantir que:
Nenhuma movimentação presente no banco deixou de ser registrada. É comum que contas em débito automático e tarifas bancárias deixem de ser lançadas no sistema de gestão financeira por serem executadas automaticamente no banco e por isso acabam acontecendo independente de se ter um registro. Esses valores podem ser relevantes e impactar no resultado da empresa e por isso precisam aparecer nos relatórios de gestão.
Pagamentos realizados sejam baixados no sistema de gestão financeira a fim de evitar pagamentos em atraso. Sem a conferência adequada dos pagamentos no banco, é possível que pagamentos sejam esquecidos ou que falhas no pagamento sejam identificadas após vários dias, ocasionando multas e juros que poderiam ser evitados e comprometem o relacionamento com os fornecedores.
Recebimentos realizados sejam baixados no sistema de gestão financeira de forma a garantir que os clientes inadimplentes sejam cobrados o mais rápido possível e os clientes adimplentes deixem de ser cobrados.
Apesar do nome aparentemente complicado, a conciliação bancária é uma atividade extremamente simples de ser executada e pode ser feita de forma automática seguindo as minhas dicas para ter um financeiro eficiente.
4. Utilize um sistema de gestão financeira
Se você ainda organiza o financeiro em uma planilha ou caderninho, é muito provável que esteja desperdiçando muito tempo e colocando suas informações em risco. Os sistemas de gestão financeira são preparados para receber as informações de forma eficiente e segura, possibilitando que as rotinas sejam executadas com facilidade e agilidade.
Planilhas de controle financeiro são úteis para controlar movimentações pequenas, porém tornam-se inviáveis caso queira que sua empresa cresça. Ao adotar um sistema de gestão financeira, você aproveita uma estrutura pronta para receber todas as informações relevantes do seu negócio e manter seus dados seguros e atualizados sem muito esforço.
Pense sobre quanto tempo você precisa pra consultar as seguintes informações:
Quais clientes estão te devendo?
Qual a previsão de fluxo de caixa para os próximos dias?
Quanto foi o lucro da empresa no último mês?
Se essas informações não estiverem disponíveis imediatamente, seu financeiro está dormindo no ponto. E não pense que é necessário investir mais tempo e dinheiro para alcançar esse nível de eficiência.
Na verdade, o que aprendi ao longo dos últimos 15 anos trabalhando com a gestão financeira de pequenas empresas é que todos podem alcançar o mais alto padrão de eficiência de forma totalmente acessível e rápida.
5. Tenha uma reserva de caixa
Provavelmente você já se perguntou quanto precisa ter de capital de giro ou reserva de emergência para a sua empresa. Existem muitos benefícios para se manter uma reserva de caixa, porém vou me concentrar em apenas um deles: eficiência operacional.
Se você já pagou uma conta atrasada, sabe que o esforço nesses casos pode ser muitas vezes maior do que o pagamento na data correta, sem contar com os juros e multas cobrados. Costumo dizer que o financeiro da empresa com problemas de caixa vive para atualizar boletos e priorizar pagamentos enquanto deveria estar preocupado em salvar a empresa.
Por outro lado, manter uma reserva de caixa te permite sempre honrar com seus compromissos nas datas corretas e gastar tempo com planejamento financeiro com uma frequência muito menor. Uma gestão financeira saudável deve demandar um acompanhamento de orçamento mensal e não diário.
Caso tenha dificuldades em manter uma reserva de caixa, reflita sobre os seguintes pontos:
Sua empresa é lucrativa? Se você não sabe, está na hora de melhorar o seu nível de gestão, pois essa informação é obrigatória.
Se sua empresa é lucrativa, o que te impede de reservar um valor para manter e caixa, garantindo maior estabilidade da operação?
Se sua empresa não é lucrativa, quais são os planos para reverter esse cenário?
Não existe uma regra sobre o tamanho da reserva, mas uma boa referência é o total de custos fixos da empresa. Se não tem nenhuma reserva, comece com a meta de criar uma reserva equivalente a um mês de custo fixo. Depois tente evoluir até algo entre 3 a 6 meses.
6. Tenha um email para o financeiro
Existem muitas vantagens em ter um email para o financeiro da empresa e adotar essa estratégia vai te permitir que dedique seu tempo naquilo que mais importa. As principais vantagens de adotar um email do tipo financeiro@suaempresa.com.br são:
Muito mais credibilidade e profissionalismo ao seu negócio.
Possibilidade de filtrar com facilidade os assuntos financeiros dos demais.
Possibilidade automatizar ou delegar o tratamento dos assuntos financeiros para um funcionário ou empresa terceirizada.
Mesmo que não tenha nenhuma pessoa dedicada exclusivamente ao financeiro da empresa, dessa forma é possível separar os assuntos para otimizar a gestão do tempo. Você não vai querer parar o seu dia para ver um email que chegou com uma conta de energia, então garanta que esse assunto vai ser tratado no momento certo e da forma ideal.
Ainda que a empresa tenha uma pessoa apenas para tomar conta do financeiro, evite que os assuntos financeiros estejam no email dela. Dessa forma você evita situações como ter que atualizar o contato com seus fornecedores sempre que houver uma mudança na equipe ou ficar dependente do acesso àquela conta caso a pessoa esteja ausente.
7. Controle bem os seus clientes e tenha uma solução de recebimentos compatível com o seu negócio
Do ponto de vista financeiro, um dos pontos mais importantes em qualquer negócio é garantir e facilitar o recebimento de todos os clientes. Como cliente, você quer que a sua conta no restaurante sempre seja fechada de forma rápida, correta e que o seu meio de pagamento preferido esteja disponível, correto? Os clientes da sua empresa não pensam diferente e compreender bem o processo de faturamento da sua empresa é fundamental para reduzir a inadimplência e fidelizar os clientes.
Entretanto, enquanto de um lado queremos fornecer comodidade para os clientes, do outro lado também queremos segurança que as vendas serão recebidas e os valores serão cobrados corretamente.
Neste ponto, não há uma regra geral, pois cada tipo de negócio tem uma forma de cobrar dos seus clientes. Um restaurante, por exemplo, normalmente precisa de uma solução para registrar os pedidos, fechar as mesas e fazer a cobrança. É recomendado que os pedidos estejam integrados com a cozinha e com o estoque a fim de que todas as saídas estejam sendo recebidas, evitando assim perdas indesejadas.
Por outro lado, se seu negócio é um escritório de consultoria, você provavelmente só precisará de uma solução para controlar a execução dos projetos e emissão de faturas de cobrança e notas fiscais para seus clientes.
Como a maior parte do dinheiro hoje é digital, você precisa de meios digitais para cobrar seus clientes. Isso não só viabiliza o recebimento de meios mais eficientes como PIX, cartão e boleto, mas também garante um maior nível de segurança financeira.
8. Não utilize dinheiro físico
E por falar em dinheiro digital, você precisa abolir o uso de dinheiro físico se quiser ter um financeiro eficiente e seguro. É claro que o uso de dinheiro físico ainda é comum por muitas pessoas e em muitos casos é complicado ter outras formas de realizar transações se não for com o uso de papel moeda. Além disso, toda empresa é obrigada a aceitar pagamentos em dinheiro. Mas isso não impede que todos os seus pagamentos ocorram por meios digitais.
Tanto em relação a pagamentos ou recebimentos, o uso de dinheiro físico tem os seguintes problemas:
Dificuldade de comprovação que aquela transação ocorreu, dependendo de recibos que são ineficientes e facilmente fraudáveis.
Exposição a risco de perda ou roubo.
Custo de armazenamento e transporte.
Impossibilidade de realizar pagamentos à distância.
Com as tarifas bancárias praticamente inexistentes ou em níveis extremamente baixos, não há uma boa justificativa para não realizar todos os seus pagamentos de forma digital, ou seja, utilizando Pix, boleto ou cartão. Dessa forma você garante que tudo que saiu do caixa da empresa está registrado, evitando lacunas de informações que são muito comuns em empresas que realizam pagamentos em dinheiro.
9. Elimine a informalidade
Talvez você esteja se questionando sobre como implementar todas essas dicas se ocorrerem recebimentos ou pagamentos sem documentos fiscais. E a resposta para essa questão é muito simples: você não vai conseguir crescer o seu negócio na informalidade. Talvez o início de um negócio possa dispensar as formalidades, afinal, muitos negócios começam de forma espontânea, despretensiosa e sem nenhum planejamento.
O problema surge quando se tenta crescer uma empresa sem adequação com a legislação vigente. Esse caminho inevitavelmente te fará assumir riscos demais que eventualmente quebrarão a empresa ou dificultarão seus controles de forma a inviabilizar um nível de gestão de excelência.
Invista em bons assessores jurídicos e contábeis para te orientar sobre as melhores formas de estruturar a sua empresa e seus contratos de forma que sua operação esteja livre de riscos desnecessários e tributos excessivos.
10. Utilize as informações geradas
Agora que o seu financeiro está em um nível exemplar, que tal usufruir os benefícios? No final do dia, o seu objetivo como gestor é manter o negócio em operação e cada vez mais lucrativo. Para atingir esse objetivo, o financeiro precisa acompanhar suprindo informações úteis para tomada de decisões que visem a melhoria do lucro ou fluxo de caixa.
Uma vez que as informações financeiras são geradas, existe uma infinidade de análises que podem ser realizadas como o objetivo de melhorar os seus resultados. No entanto, se nenhuma análise for realizada, nenhum resultado é alcançado. Ter as informações financeiras super organizadas e não utilizá-las é como manter um carro na garagem sem uso durante meses. Você tem um potencial enorme nas mãos, mas se não aproveitá-lo constantemente, verá que ele pode não te atender quando mais precisar.
Então como utilizar as informações financeiras e com qual frequência? Minha recomendação inicial é que se analise mensalmente a evolução do lucro e do fluxo de caixa da empresa, buscando estabelecer objetivos a serem atingidos nos próximos meses e ações a serem executadas para se atingir os objetivos.
Com o passar do tempo, é natural que surja a necessidade de análises mais profundas e novas ideias a fim de sustentar um ritmo de crescimento constante. Por isso, não se esqueça que gerir uma empresa é como a sua vida na escola. Para atingir níveis mais avançados de conhecimento e capacidades, primeiro é necessário passar pela base. E colocar as finanças em ordem é apenas o nível básico da sua jornada.
Conclusão
Ter um financeiro eficiente e organizado não precisa ser um sonho. Com alguns passos simples é possível sentir a diferença no seu dia a dia. Se você tem vontade de organizar as suas finanças mas sente que precisa de ajuda, fique à vontade para marcar uma conversa comigo.
Empreender muitas vezes é uma tarefa difícil e solitária. Por isso, compartilhar conhecimento e se cercar de pessoas boas e com desafios semelhantes é fundamental para a vida de qualquer empreendedor. Alguma dessas dicas foi útil para você? Então me conta o que achou e me ajude compartilhando esse conhecimento com quem precisa.