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  • Laila

5 dicas para gerenciar o fluxo de caixa de uma empresa pequena

Atualizado: 20 de Ago de 2020

Os proprietários de pequenas empresas enfrentam uma série de problemas diariamente. Seja produzindo serviços/produtos de maneira econômica, aumentando as vendas, satisfazendo clientes insatisfeitos, motivando funcionários insatisfeitos, dentre muitos outros... E rapidamente aprendem que a maioria desses problemas pode ser resolvida com apenas uma coisa: dinheiro! 

Por isso, o fluxo de caixa é a força vital de uma organização. É seu meio de pagar salários, comprar suprimentos para empresa e fazer investimentos em infraestrutura. É quase certo que os proprietários que não conseguem gerenciar com eficiência seu fluxo de caixa comercial, falham em seu negócio. No entanto, aqueles que conseguem fazer um bom gerenciamento, se tornam aptos a melhorar quase todos os aspectos de suas empresas.

Afinal, o que é o fluxo de caixa?

Apesar de ser extremamente importante, não estamos lidando com um conceito complexo. Na verdade, é uma técnica simples e muito produtiva para qualquer negócio. É uma ferramenta de controle financeiro. Ele fornece uma "fotografia" do dinheiro que entra e sai e graças à análise dessa fotografia é que se pode ter a noção exata da saúde financeira da empresa. Portanto, ao falar de gestão de fluxo de caixa, falamos de estratégias e técnicas para controlar gastos e otimizar as receitas do negócio, visando o crescimento do mesmo.



Fluxo de caixa positivo: felicidade do empreendedor!

A meta de qualquer empresa é ganhar mais dinheiro do que gasta. Se isso acontece na sua empresa, você está no caminho certo para o sucesso. Porém, muitos empreendedores têm problemas quando seus gastos (contas pagas) superam sua receita (contas recebidas) por um curto período de tempo, prejudicando o fluxo de caixa.

Digamos, por exemplo, que você tem R$100.000 em dinheiro em um determinado mês. Você gasta R$ 150.000 em aluguel, serviços públicos, salários de funcionários, impostos, empréstimos, suprimentos e afins. E você vende R$ 200.000 em produtos ou serviços. Você obteve R$50.000 em lucro, certo?

Mas e se esses R$ 200.000 de vendas não chegarem imediatamente? E se o processo de pagamento da fatura do seu principal cliente for lento, podendo levar um mês ou dois a mais para te pagar? De repente, sua empresa está passando por um fluxo de caixa negativo. E aí você pode ter um problema no cumprimento de suas obrigações financeiras atuais. 

Ter um fluxo de caixa positivo significa entender o fluxo de dinheiro dentro e fora do seu negócio e fazer ajustes para compensar as interrupções de curto ou longo prazo que possam ocorrer. Seu objetivo deve ser sempre manter o lado positivo da sua contabilidade geral!

Como eu analiso o fluxo de caixa?

Se você nunca analisou o seu fluxo de caixa anteriormente, você pode começar com uma simples planilha. Primeiramente, analise quanto dinheiro você tem em mãos no começo de um período - de um mês, digamos. Se você tem várias contas bancárias, analise os dados de todas juntamente. Coloque esse número no início da planilha.

Depois, liste todos os seus pagamentos e recebimentos deste mês. Isso inclui toda a sua operação, investimentos e financiamentos: registre TUDO! Diminua o número de pagamentos do valor que você obteve no início da planilha e depois adicione os recebimentos. Certifique-se sempre de que os valores estão corretos.

Essa conta pode resultar em um número maior que o dinheiro que você tem em mãos (fluxo de caixa positivo) ou um valor menor (nesse caso, o fluxo de caixa está negativo). Embora você possa ter um fluxo de caixa negativo por um período temporário, especialmente se tiver grandes despesas únicas, certamente você deseja ver um fluxo de caixa positivo! Por essa razão, é importante sempre manter uma reserva de caixa, para garantir que as operações da sua empresa não sejam prejudicadas por períodos de fluxo de caixa negativo.

Dicas para melhorar o seu fluxo de caixa:

Converter as vendas em dinheiro o mais rápido possível, enquanto reduz e estende seus gastos para criar um caixa de segurança é a base para um crescimento contínuo e sustentado, independentemente do tamanho da sua empresa. A implementação de algumas ou de todas as sugestões a seguir pode ajudar a aumentar significativamente o seu fluxo de caixa:

1- Preveja gastos futuros

Evite surpresas! Utilize a sua renda e fluxo de caixa do mês anterior para calcular a quantidade de dinheiro disponível e projetar prováveis resultados para os próximos meses. Esses relatórios de projeção podem ajudar a alertá-lo com antecedência sobre eventuais falhas, te dando tempo para se planejar pra elas.

2- Treine seus clientes

Lembre-se: um cliente que não paga não é realmente um cliente, e sim, uma despesa.

Como dono de uma empresa, sua meta é receber pagamentos pelos seus serviços/produtos antes ou logo depois de ocorrer a entrega destes, mas isso não é sempre possível. Para otimizar esse processo, notifique os seus clientes sobre o dia em que o produto será entregue com uma nota dizendo que o pagamento será esperado nesse dia. Não sugira que eles esperem até o final do mês. Inclua uma notificação de que os juros são cobrados por todos os pagamentos posteriores a 30 dias e que os procedimentos de cobrança podem ser iniciados se o pagamento não for feito. Além disso, fique por dentro das contas a receber com um processo estabelecido para acompanhar clientes inadimplentes, por exemplo: você pode construir um relatório que categorize as contas a receber de acordo com o período de tempo em que as faturas estão pendentes.

Sugiro que envie:

  1. Uma carta inicial, dez dias após o recebimento da fatura, informando sobre o atraso de pagamento.

  2. Uma segunda carta - mais incisiva - em 20 dias, reafirmando a primeira carta.

  3. Uma terceira carta em 30 dias e uma ligação, solicitando pagamento.

É importante ter contatos prévios com potenciais clientes em inadimplência e oferecê-los uma variedade de opções de pagamento, caso eles tenham dificuldades. Essas opções podem incluir um cartão de crédito ou um plano de pagamento. 

3- Conheça os saldos de todas as contas bancárias da empresa

Para assegurar uma gestão de fluxo de caixa eficiente, é importante saber exatamente o seu saldo bancário. Para isso, monitore todas as contas correntes, poupanças, cofrinhos e todos os lugares onde você possui dinheiro -da empresa- guardado. Lembre-se: Não misture suas finanças pessoais com o financeiro do seu negócio, hein!

Tenha o hábito registrar aumentos e quedas nesses valores, pois eles são a base para o seu fluxo de caixa. Muitos empreendedores ignoram essas quantias e fazem a gestão baseados apenas em pagamentos e receitas, o que é um erro grave, pois não reflete o estado real do negócio.

4- Reduza gastos

Entendendo o quanto você está gastando versus o quanto está recebendo permitirá que você tenha visibilidade sobre seu potencial para economizar.

A melhor prática é procurar minimizar seus custos em relação à sua renda. Seja na energia elétrica do escritório, nos gastos com copos e café, na contratação e demissão de funcionários... Enfim, qualquer economia é válida!

Além disso, uma alternativa para aumentar sua receita é pensar na possibilidade de renegociar contratos com os seus clientes e cobrar um pouco mais pelo que você oferece. Outra dica que pode ajudar é focar seus esforços naquilo que vai garantir mais retorno financeiro. Mas como? No próximo ponto falo mais sobre isso!

5- Adote um software de gestão de fluxo de caixa

Você, com certeza, sabe o quanto a tecnologia se faz presente para melhorar o dia-a-dia das empresas atualmente. Portanto, atividades burocráticas e complexas se tornaram muito mais fáceis e seguras com o uso de tecnologia!

Os softwares de gestão financeira são excelentes exemplos disso! Analise a possibilidade de adotar um desses serviços e automatizar processos, minimizando as chances de erro e maximizando as chances de crescimento da sua empresa, pois você poderá focar 100% em escalar seu negócio. O Manda pro Financeiro te ajuda a focar no crescimento do seu negócio, fazendo por você todas as atividades chatas e burocráticas do setor financeiro da sua empresa!

Pensamentos finais

Assim que abrem suas pequenas/médias empresas, os empreendedores percebem que uma boa gestão financeira é essencial para o crescimento (em qualidade e tamanho) de seus negócios! Seguir as dicas acima aumentam as chances de flexibilidade e melhorias para qualquer empresa, além de permitir que seu dono durma com a consciência tranquila todas as noites! :)

Links das referências utilizadas: https://www.bill.com/blog/cash-flow/7-cash-flow-management-tips-for-small-business-owners/

https://rockcontent.com/blog/gestao-de-fluxo-de-caixa/

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