Imagine a situação: você se forma em direito e decide abrir seu escritório de advocacia. Resolve todas as burocracias, consegue uma equipe capacitada e enfim consegue abrir seu tão sonhado negócio. Começa a cuidar do financeiro de forma bem básica, mas o negócio vai crescendo e vai ficando mais difícil. Quando você percebe, já tem despesa pessoal misturada com despesa do escritório, não tem informação confiável para tomada de decisão e as informações financeiras que existem estão todas pulverizadas em várias pastas diferentes.
Talvez você tenha se identificado com a situação. E pode ser também que esteja começando a viver ela, percebendo algumas fontes de descontrole no seu financeiro.
Por isso, acompanhe o artigo até o final para conferir algumas dicas importantes que separamos, que se colocadas em prática vão te ajudar a fazer uma gestão financeira mais eficiente no seu escritório e respirar tranquilo.
1. Separe o dinheiro do escritório das despesas pessoais
Não saber separar as finanças pessoais das empresariais é um erro muito comum principalmente para quem está iniciando uma empresa e em alguns casos, até para quem já está em um estágio mais avançado.
Essa mistura pode causar sérios problemas financeiros, podendo ser fatal para a sobrevivência do negócio, uma vez que o controle financeiro é perdido. Muitos advogados não sabem efetivamente quanto estão recebendo, qual o limite de gastos, se o escritório está dando lucro ou prejuízo, dentre outras informações vitais.
Então, para acabar de vez com esse problema, use o caixa do escritório apenas para pagar despesas do escritório e use a sua remuneração como sócio para pagar as despesas pessoais. Apesar de ser uma medida simples, fará uma grande diferença.
2. Estipule um Pró-Labore para os sócios
O pró-labore representa o “salário” do sócio que exerce atividade no negócio. Essa palavra vem do latim e significa “pelo trabalho”. Geralmente, é a remuneração dos administradores de uma empresa, determinados no contrato social. Aprender a definir o valor do pró-labore dos sócios, ao iniciar um negócio é muito importante para a saúde financeira de qualquer empresa.
Depois de analisar as funções desempenhadas pelo sócio atuante, é interessante fazer uma pesquisa de mercado através de sites e empresas especializadas para encontrar uma média salarial que será paga para cada sócio, de forma que não afete a saúde financeira do escritório.
3. Estruture um plano de contas
Ter um plano de contas adequado para o escritório faz toda a diferença na hora de acompanhar o financeiro. Por isso, vale a pena gastar um tempinho para reorganiza-lo e torná-lo coerente com sua realidade.
Primeiro, organize os grupos principais: receitas de vendas, receitas financeiras, despesas comerciais, despesas administrativas, despesas financeiras e demais grupos.
Depois, analise as categorias dentro dos grupos. Verifique se existem categorias muito parecidas que podem estar gerando confusão no momento de realizar os lançamentos, se o plano de contas está muito detalhado podendo dificultar o entendimento, se existe categoria no grupo errado, se falta alguma classificação relevante.
Após essa etapa, a dica é fazer uma tabela com seus principais fornecedores informando como deverão ser categorizados. Por exemplo: se o fornecedor for uma distribuidora de energia, categorize como energia, que fica dentro de despesas administrativas. Pode parecer óbvio nesse caso, mas podem aparecer fornecedores esporádicos que irão gerar dúvidas para quem está organizando o financeiro.
A lista padronizada facilita o trabalho, uma vez que reduz a chance de erro e economiza tempo de investigação para categorizar o lançamento. Além disso, é um material que poderá ser usado por qualquer pessoa que for cuidar do seu financeiro.
4. Elabore um planejamento financeiro e não desperdice
Pense no futuro no seu negócio. Aqui o ideal é que seja feito um orçamento com base nos últimos meses. E claro, é imprescindível que esse orçamento seja acompanhado e revisado periodicamente. Se você sabe o destino do dinheiro do seu escritório fica mais fácil controlar, concorda?
Com maior controle, também fica mais fácil separar uma quantia para aplicação periodicamente. E, se em algum momento houver necessidade, você não precisará entrar em desespero, uma vez que se planejou e possui uma reserva confortável.
Por fim, evite gastos supérfluos. Antes de qualquer coisa, analise o que está sendo usado. Através de um controle financeiro inclusive das pequenas coisas, seu escritório se mantém saudável.
5. Utilize relatórios gerenciais
Relatórios gerenciais são ferramentas importantes para a administração de contas em qualquer tipo de empresa. Através dos seus indicadores financeiros, o administrador pode realizar uma análise mais profunda do seu negócio e até definir novas metas.
É interessante acompanhar o demonstrativo do resultado do exercício (DRE) e o demonstrativo do fluxo de caixa (DFC), e vou te explicar o porquê disso: enquanto o DRE está no regime de competência, o DFC está no regime de caixa.
No regime de competência o registro do fato se dá no momento em que o mesmo ocorreu, não interessando a data de pagamento ou recebimento; no regime de caixa, o registro é feito na data de pagamento ou recebimento.
Com o DRE você consegue medir os resultados do escritório sabendo se houve lucro ou prejuízo no período. Já no regime de caixa, é possível visualizar quanto o escritório gerou de caixa em determinado período e como está esse caixa no momento atual.
Explicando melhor: se você fechou 15 contratos em um determinado mês com uma boa margem, é provável que no DRE apareça um lucro considerável. Mas, supondo que a forma de pagamento negociada esteja distribuída nos meses subsequentes, pode ser que não haja tanta disponibilidade de caixa no referido mês como você poderia estar imaginando. Entendeu por que é importante analisar os dois?
Inclusive, lembra do plano de contas mencionado? Então, aqui é possível ver sua importância! As categorias estruturadas irão aparecer nesses relatórios, facilitando e muito sua visualização e entendimento.
6. Aposte em um sistema financeiro
As planilhas de Excel podem ajudar muito, mas, para controlar o financeiro aposte em um sistema especializado para desempenhar essa função e nele centralize suas informações. Elenque tudo o que for necessário no sistema e comece a procurar.
Nesse contexto, existem duas opções: alguém cuidando de alimentar o sistema financeiro (esse alguém pode ser você) e de fazer a gestão financeira ou um serviço terceirização financeira que irá fazer todo o trabalho. Na hora de decidir, procure responder perguntas com as seguintes:
Quanto tempo tenho disponível para realizar essas funções?
Se não tenho tempo, conheço alguém capacitado que possa cuidar do meu financeiro?
Quanto estou disposto a investir em uma contratação ou em um serviço de terceirização?
Quanto estou disposto a investir em treinamentos caso contrate alguém?
A partir daí, defina o que faz mais sentido para o seu escritório.
Conclusão
Você aprendeu a importância de uma gestão financeira dentro de um escritório de advocacia e alguns passos importantes para torná-la mais eficiente.
Apesar de não ser difícil, é preciso dedicar um tempo para colocar o financeiro em ordem. Tenha sempre em mente que com uma gestão financeira eficiente é possível alcançar melhores resultados, uma vez que você terá informações confiáveis para tomada de decisões que poderão determinar o sucesso do seu negócio.