Buscar
  • Laila

8 dicas práticas para ter um contas a pagar seguro

Como sempre falamos por aqui no Manda, o setor financeiro é a força vital de uma empresa. É certo que proprietários que têm uma boa gestão se tornam aptos a melhorarem quase todos os aspectos de suas empresas.


Como consultores, quando contratados para organizar os processos financeiros das empresas, os sócios do Manda pro Financeiro se baseiam em uma série de processos, através dos quais podem gerar resultados precisos sobre a saúde financeira das empresas que atendem.

AFINAL, O QUE É O “CONTAS A PAGAR”?

As contas a pagar são, basicamente, as obrigações financeiras que a empresa assume com seus fornecedores. É essencial que haja controle e organização dessas para evitar surpresas e dores de cabeça. Por isso, neste artigo compartilharemos dicas essenciais e empiricamente comprovadas do processo de ter um contas a pagar seguro.

1. ORGANIZE AS ORDENS OU SOLICITAÇÕES DE COMPRA/SERVIÇO

O setor de contas a pagar não possui a missão/função de descobrir o que precisa ou não ser pago, não é papel do mesmo fazer essa investigação. Portanto, é necessário que os setores que dão origem ao contas a pagar e proporcionam os insumos a ele, cadastrem no sistema de gestão da empresa as chamadas ordem/solicitação de compra/serviço. Por meio dessas, é possível que seja feita a solicitação e autorização pelos responsáveis de compras e serviços conforme estipulado na política da tesouraria.


2. BOLETOS, TRANSFERÊNCIAS e PAGAMENTOS EM DINHEIRO ORGANIZADOS

Outro passo importante é organizar os boletos, transferências, cheques e solicitações de pagamento em dinheiro seguindo exatamente na mesma ordem do relatório extraído do sistema da empresa, para facilitar a conferência dos mesmos. Após tal organização, estabelecer o chamado primeiro ponto de checagem, que seria estipular um funcionário para fazer a conferência dos valores dos documentos com os valores do relatório (pessoa distinta de quem os organizou). Caso haja alguma divergência, é possível solicitar a pessoa que cadastrou o lançamento para fazer a devida correção.


3. RELATÓRIO DO CONTAS A PAGAR

A partir dos lançamentos realizados no sistema da empresa, é possível emitir um relatório com os pagamentos a serem efetivados no dia e no espaço de tempo que for necessário. Este documento servirá de base para todas as conferências a serem realizadas a partir de agora!


4. CADASTRAMENTO DOS PAGAMENTOS NO BANCO COM DOIS PONTOS DE CHECAGEM

No momento de realizar o cadastramento dos pagamentos no banco, é fundamental que a funcionário responsável não seja o mesmo que aprovará tais pagamentos, dessa forma, facilitando o processo de dupla checagem, onde serão confrontados os dados cadastrados no banco com aqueles contidos no relatório da empresa. Frisa-se que processos com alta confiabilidade possuem, no mínimo, dois pontos de checagem.


5. APROVAÇÃO DO PAGAMENTO PELO RESPONSÁVEL

Nesse momento, o funcionário que aprovará o pagamento realizará a segunda checagem do processo. Primeiro, é necessário checar o valor do pagamento, se certificando quanto a este com o colaborador que fez o cadastramento. Este colaborador, por sua vez, vai passar as informações de qual é o fornecedor, o número da fatura e da NF (caso exista), e, nos casos em que se tratar de transferência, vai passar também os dados bancários.


Se por acaso algum valor não coincidir, é possível solicitar a correção na mesma hora para o funcionário que cadastrou. Com a conferência pronta e sem divergências, pode-se aprovar os pagamentos no banco.


6. BAIXA NO ERP A PARTIR DO COMPROVANTE DE PAGAMENTO

Após a aprovação, os comprovantes de pagamento devem ser salvos em PDF na pasta da conta corrente por meio da qual foi realizado o pagamento. Dentro dela, serão criadas outras pastas constando as informações acerca transações efetivadas divididas por dia, por exemplo: uma conta paga no dia 01/07/2019 na Conta Corrente BB 01, o caminho da pasta será BB 01/Julho.18/01.


Após salvar os comprovantes de pagamento na pasta você deve realizar as baixas dentro do sistema de gestão utilizado pela empresa sempre com atenção máxima na data do pagamento, valor do título e conta corrente.


7. CONCILIAÇÃO BANCÁRIA NO PRIMEIRO HORÁRIO DO DIA SEGUINTE.

Para finalizar o processo de contas a pagar é necessário fazer a chamada “conciliação”, que seria o cruzamento das informações contidas no extrato bancário com o extrato da conta corrente do sistema de gestão da empresa. Não existe um setor financeiro seguro que não faça essa confrontação entre dados todos os dias.

Com a conciliação acontecendo no primeiro horário do dia seguinte, é possível resolver os possíveis problemas na própria conciliação, ainda com as lembranças recentes dos funcionários envolvidos. Com todas as contas conciliadas, o processo de contas a pagar é finalizado com sucesso e de forma segura e confiável!


8. TERCEIRIZE O SETOR FINANCEIRO

Você, com certeza, sabe o quanto a tecnologia se faz presente para melhorar o dia-a-dia das empresas atualmente. Atividades burocráticas e complexas se tornaram muito mais fáceis e seguras com o uso de tecnologia. O Manda pro Financeiro une tecnologia e inteligência humana em uma plataforma de gestão financeira completa. Analise a possibilidade de automatizar processos como o controle de contas a pagar e receber e o controle de fluxo de caixa, minimizando as chances de erro e maximizando as chances de crescimento da sua empresa, pois você poderá focar 100% em escalar seu negócio!


108 visualizações0 comentário

Posts recentes

Ver tudo